Sviluppo organizzativo e competenze personali: i protagonisti del cambiamento

Il Comune di Firenze ha realizzato un intervento formativo dedicato ai responsabili di Posizione Organizzativa dell'Ente, mirato ad accrescere e fornire ai soggetti partecipanti un sistema di competenze utili a governare la propria posizione, nell'ambito del processo di sviluppo organizzativo del Comune. La crescita della consapevolezza del ruolo e lo sviluppo di competenze chiave trasversali sono, infatti, fondamentali per aumentare l'efficacia della prestazione professionale.
Il percorso formativo, realizzato, organizzato e progettato dalla Direzione Organizzazione – Formazione del personale del Comune si è incentrato su tre moduli integrati:
- formazione in aula;
- programmazione e realizzazione di progetti di miglioramento dell'organizzazione;
- e-learning.
E' stato realizzato un sito web specifico di supporto al corso di formazione ("Portale della Formazione").

Obiettivi
Da tempo è iniziato un percorso verso l'abbandono progressivo dei modelli burocratici di funzionamento della P.A. che mira ad armonizzare la funzione politica di offerta di un servizio pubblico con la funzione economica di produzione efficace ed efficiente di un servizio. La logica del servizio al cittadino e alla collettività è sempre più in primo piano, anche nel nuovo quadro normativo. La cultura del risultato, dell'efficienza e della qualità è diventata prioritaria rispetto alla cultura della legittimità, della conformità, della competenza amministrativa e del controllo.
Nel caso specifico del Comune di Firenze, l'Ente, dopo aver attuato il proprio riassetto organizzativo concernente le singole Macrostrutture e le relative articolazioni dirigenziali, ha affrontato la seconda fase, centrata sulla definizione delle articolazioni di responsabilità sub dirigenziali costituite essenzialmente dalle nuove strutture delle Posizioni organizzative, oltre che dalle già previste Unità operative complesse e posizioni funzionariali di staff.
Tale processo di adeguamento di strutture, ruoli e risorse umane al nuovo profilo dell'ente pubblico richiedeva di essere supportato da tutta la struttura del Comune. Per ovviare al rischio di tradurre tutto in un cambiamento più formale che sostanziale, non generando vantaggi in termini di efficacia/efficienza dell'attività lavorativa, la Direzione Generale e la Direzione Organizzazione del Comune hanno deciso di attivare un piano formativo a sostegno e rinforzo dell'attuazione del cambiamento organizzativo formalmente declinato.
Gli obiettivi dell'intero progetto formativo sono stati i seguenti:
1) sviluppare il potenziale delle P.O.,
2) formare la Dirigenza perché si affermi una logica di reale valorizzazione delle P.O.
Più nel dettaglio, il programma formativo per le P.O. si proponeva di raggiungere i seguenti obiettivi:
- favorire lo sviluppo di alcune competenze chiave trasversali ai ruoli e fondamentali per l'efficacia nella prestazione (nella prima fase del progetto formativo un set minimo di competenze);
- far riconoscere, accettare e potenziare alcune aree di competenza più deboli di altre, anche aumentando la disponibilità al cambiamento;
- far crescere la consapevolezza sul proprio stile gestionale e la capacità di modularlo nel contesto;
- accompagnare il processo di crescita individuale verso performance di ruolo adeguate alle attese organizzative.

Azioni
Nel corso del 2002, il Comune di Firenze ha posto in essere un intervento formativo mirato ad accrescere le professionalità dei responsabili di Posizione Organizzativa dell'Ente, dal titolo "Sviluppo organizzativo e competenze personali: i protagonisti del cambiamento".
Il progetto, nella struttura in cui è stato realizzato, è il risultato di un percorso avviato con un gruppo pilota di dirigenti, finalizzato all'identificazione delle competenze trasversali maggiormente rilevanti per le Posizioni Organizzative.
Il corso di formazione si è sviluppato intorno a sei aree tematiche:
- cambiamento, motivazione e responsabilità;
- posizioni organizzative come rete, cerniera ed interfaccia dell'organizzazione;
- l'organizzazione per processi e l'utilizzo del project management per il miglioramento;
- la gestione dei collaboratori: assegnare l'incarico, valutare le prestazioni, valorizzare le competenze ed orientare al risultato;
- il lavoro di gruppo e la soluzione dei problemi;
- il Comune di Firenze e l'orientamento al cittadino.
Queste tematiche sono state affrontate mediante lezioni in aula, corredate dalla realizzazione di project work, che hanno favorito la comprensione e l'immediato impiego delle conoscenze acquisite. Tale metodologia di erogazione degli interventi formativi è stata affiancata dall'e-learning. Si è infatti prevista la creazione di un apposito sito web che fungesse da supporto al corso di formazione ("Portale della Formazione"). I tempi di realizzazione complessiva del corso, per ciascun partecipante sono stati di 3 mesi.

Risultati
Il corso è stato seguito da 160 dipendenti, divisi in 10 gruppi/classe.
Dall'osservazione del comportamento e della produttività dei partecipanti al corso, desumibile dall'analisi comparativa dei report dei docenti e dei tutor, sono stati rilevati miglioramenti generali nelle seguenti aree:
- consapevolezza del proprio ruolo di capo,
- acquisizione di tecniche di progettazione,
- sviluppo delle capacità di lavorare in gruppo,
- sviluppo di un senso critico circa l'approccio ai problemi.
L'impego di una metodologia "blended", che alterna momenti di aula (centrati su metodologie didattiche attive e sul metodo induttivo), esercitazioni pratiche, e-learning, ha inoltre favorito il coinvolgimento di ogni singolo partecipante, inducendo una serie di riflessioni sui miglioramenti possibili e il superamento degli ostacoli, e attivando una rete di relazioni fra i soggetti in formazione potenzialmente permanente.
Negli anni, il progetto continua ad essere implementato seguendo sostanzialmente la stessa impalcatura.Nel 2008 sono state realizzate nuove edizioni del progetto, per aree specifiche dell'Amministrazione del Comune di Firenze (es: Polizia Municipale).

Punti di forza
L'idea su cui si fonda il modello formativo utilizzato è che per poter incidere sui comportamenti delle persone occorre accompagnarle lungo un percorso di riflessione sulla propria attività professionale e sulle proprie capacità/attese che prevede tappe sequenziali.
Le tappe sono riassumibili in:
- migliorare il livello di conoscenza del contesto, del proprio incarico, delle aspettative dell'azienda e, nel caso del Comune di Firenze, dei cambiamenti organizzativo-strategici in corso;
- aumentare il livello di comprensione della adeguatezza del singolo al contesto, alle richieste dell'azienda o viceversa dello scarto tra richieste e motivazioni/aspettative;
- far crescere la consapevolezza delle proprie abilità e competenze e delle proprie aree di miglioramento per rendere sempre più adeguata la propria prestazione alle aspettative del contesto ed alle proprie aspettative;
- mettere in pratica azioni di miglioramento del proprio operare individuale e di gruppo, con un obiettivo di sviluppo.
L'attività di formazione proposta si configura quindi non come un processo didattico di trasferimento di nozioni da un formatore (docente) ai partecipanti (discenti), ma come un processo di elaborazione e di sviluppo di competenze professionali, attraverso un'attività di interscambio e collaborazione tra tutte le componenti del "gruppo di lavoro" che si costituisce nel percorso formativo (formatori, partecipanti, tutor, esperti, ecc.).

Destinatari
Il Corso è stato rivolto a tutti i responsabili di Posizione Organizzativa del Comune di Firenze. Successivamente, dopo una fase di verifica e di adattamento del progetto iniziale alle diverse esigenze, il corso è stato proposto e frequentato anche ad altri 70 funzionari dell'Ente.

Impatto sulla customer satisfaction
Alla fine delle attività di ciascun gruppo, sono stati somministrati questionari di gradimento, a tutti i partecipanti. Complessivamente, l'analisi rivela una profonda riflessione circa il proprio ruolo di P.O. e il contesto di appartenenza. La valutazione globale sul corso è risultata "buona". Tutte le tematiche affrontate sono risultate utili, con un particolare riguardo verso quelle maggiormente applicabili sul piano professionale (organizzazione per processi, gestione dei collaboratori, lavoro in gruppo..). Un particolare apprezzamento è stato riservato alle tecniche di Project Management e al Project Work.Inoltre, al termine dei corsi è stato effettuato un incontro di verifica tra gli utenti interni, realizzato con due gruppi campione di partecipanti (focus) e il gruppo - pilota dei Dirigenti.

Seguito
Negli ultimi anni, l'Amministrazione comunale di Firenze ha avviato un profondo processo di innovazione e cambiamento organizzativo, teso a adeguare la struttura alle nuove esigenze, passando da una modello di tipo funzionale ad uno centrato sui processi e progetti. L'attuale assetto della struttura organizzativa del Comune di Firenze è quindi il risultato di una complessa ridefinizione del ruolo e dei compiti delle Direzioni, realizzata seguendo il principio della "sussidiarietà organizzativa e funzionale" e il duplice criterio del rafforzamento dei rapporti fra le Direzioni di supporto e quelle operative, con l'obiettivo di rendere più organica la capacità di intervento dell'Ente verso l'esterno (servizi e funzioni amministrative al cittadino e alle imprese), di rispondere ai principi di customer satisfaction e della modificabilità/adattabilità delle strutture organizzative.
Inoltre, si è data risposta alla necessità di incidere sui processi decisionali e sulla cultura organizzativa, attuando un'attenta revisione delle politiche del personale, secondo il criterio della massima diffusione dei livelli di responsabilità.

Formalizzazione
La realizzazione del progetto è stata inserita nel Piano annuale della formazione del personale del 2002.

Promotori
L'iniziativa di sviluppare il progetto è stata assunta congiuntamente dal Segretario Generale del Comune, dal Direttore della Direzione Organizzazione, dal Funzionario responsabile della P.O. Formazione del personale, dall'Istruttore Direttivo e dall'Istruttore Amministrativo dell'ufficio Formazione del personale e da 15 Dirigenti dell'Ente.

Unità organizzativa competente
Le unità organizzative coinvolte nel progetto sono la Direzione Organizzazione e la Formazione del personale.

Gruppo di progetto
Per la realizzazione del progetto, è stato costituito un "gruppo pilota" per la co-progettazione del corso, costituito dai promotori dell'iniziativa e da tre agenzie di formazione e consulenza organizzativa.

Coinvolgimento
Prima della realizzazione del progetto formativo rivolto ai responsabili di Posizione Organizzativa, è stato necessario attivare un percorso formativo rivolto ai Dirigenti dell'Ente.
L'obiettivo è stato quello di: fornire loro una occasione di scambio reciproco di idee relativamente ai processi di cambiamento in atto nel Comune; offrire un momento di crescita culturale significativa, anche attraverso l'ascolto e il dibattito con alcuni "opinion leader" dell'organizzazione e della politica di riforma delle Amministrazioni; fornire elementi conoscitivi essenziali – anche in termini di clima organizzativo – per la co-progettazione dell'intervento rivolto alle P.O.
Il programma per i Dirigenti ha previsto la realizzazione di due giornate di seminario residenziale su alcune problematiche fondamentali:
a) La centralità della questione organizzativa per il Comune,
b) I dirigenti come protagonisti del cambiamento. Il ruolo atteso delle Posizioni Organizzative.
Le competenze acquisite dal personale dell'ente coinvolto nella formazione hanno riguardato: il Cambiamento nella PA; organizzazione per processi e analisi dei processi; Gestione progetti; Gestione dei collaboratori; Lavoro di gruppo e problem solving; Marketing e Comunicazione.

Innovazione tecnologica
E' stato creato ed attivato un "Portale della formazione", nella intranet aziendale.

Diffusione
Al termine dell'iniziativa, è stato realizzato un incontro con i rappresentanti di altri enti locali, sia della regione Toscana che di altre regioni.
E' stata inoltre stampata una pubblicazione che contiene i documenti e i risultati del corso. La pubblicazione è stata distribuita ai responsabili della formazione del personale di vari enti locali.Il progetto è stato presentato alla VII Edizione del Premio Basile per la Formazione nella P.A, organizzata da A.I.F. nell'ottobre 2008, conseguendo il Terzo Premio ex-aequo per la sezione Reti Formative. L'esperienza sarà sinteticamente illustrata nel volume “La Formazione nella P.A. attraverso le eccellenze del Premio Basile 2008”, che verrà presentato al convegno nazionale AIF P.A.

Contatti
Referente: 
Fabrizio Fabrizzi
email: 
f.fabrizzi@comune.firenze.it
Ente: 
Comune di Firenze
Telefono: 
055/2767323
Regione: 
Toscana
Provincia: 
FI
Comune: 
Firenze
Argomento: