Telelavoro @ Comunità comprensoriale Wipptal

La Comunità comprensoriale Wipptal ha voluto sperimentare una forma di lavoro a distanza attraverso l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. In particolare l’intenzione è stata di raggiungere determinati vantaggi e creare nuove opportunità per tutti, fra cui i principali possono tradursi come segue: per l’ente in termini di maggiore efficienza, aumento di produttività e di flessibilità organizzativa; per i lavoratori in termini di migliore qualità della vita, maggiori motivazioni, maggiore autonomia, riduzione di tempi e costi di trasporto; per la società in generale in termini di benefici per l’ambiente e la mobilità.

Obiettivi
Il progetto è stato ideato concentrando l’attenzione su un particolare aspetto del mercato del lavoro che riguarda il comprensorio Wipptal . La Comunità comprensoriale Wipptal, nonostante l’introduzione del sistema delle graduatorie permanenti e la continua pubblicazione di bandi di concorso, ha notevoli difficoltà ad assumere personale. Se tale problematica può apparire normale per i profili professionali dove è richiesta una formazione specifica, assai curioso risulta tale aspetto nel settore amministrativo. Una gran parte del personale proviene da fuori comprensorio e il pendolarismo è spesso causa di interruzioni del rapporto di lavoro, a fronte dell’offerta di lavoro concorrente. L’introduzione del telelavoro rappresenta un incentivo in più per mantenere nel tempo il rapporto di lavoro con queste persone, evitando così frequenti cambiamenti di personale che non fanno altro che nuocere alla continuità del lavoro.
Gli obiettivi finali sono i seguenti:
• verificare la possibilità di avvalersi di forme di lavoro a distanza per razionalizzare l’organizzazione del lavoro, attraverso l’impiego flessibile delle risorse umane;
• incrementare la produttività, l’efficienza e la flessibilità;
• incrementare il livello della qualità della vita dei lavoratori;
• creazione di nuove opportunità di lavoro (disabili)

Azioni
Il progetto è stato articolato in diverse fasi:
-Fase 1: ideazione e analisi fattibilità-
In questa prima fase è stato creato il gruppo di lavoro impegnato ad organizzare e coordinare tutte le fasi del progetto
Il gruppo di lavoro si è innanzitutto preoccupato di individuare le disposizioni giuridiche e contrattuali che consentono l’introduzione del telelavoro nella pubblica amministrazione. Tali norme, sia a livello nazionale che provinciale, prevedono che il ricorso a forme di telelavoro sia subordinato alla redazione ed approvazione di un progetto.
Si sono quindi analizzate le principali caratteristiche organizzativo-tecnologiche delle esperienze sul telelavoro già avviate presso altre realtà sia pubbliche che private a livello nazionale.
Il progetto è stato quindi presentato ai responsabili delle ripartizioni, i quali lo hanno accolto con favore e hanno proposto il personale da coinvolgere.
A fine febbraio 2003 il personale dichiarato idoneo a sperimentare il telelavoro dai rispettivi superiori è stato invitato ad una riunione informativa nel corso della quale è stato distribuito un questionario per conoscere l’opinione e la disponibilità a telelavorare (caratteristiche dell’attività lavorativa e delle mansioni svolte, livello di conoscenza e opinione generale sul telelavoro, condizioni necessarie per accettare il lavoro a distanza, disponibilità alla sperimentazione, caratteristiche dello spostamento casa-ufficio, informazioni personali, rispetto dei requisiti necessari all’abitazione per la futura sperimentazione, ecc.).
-Fase 2: presentazione del progetto
Sono stati consegnati 29 questionari e 19 persone hanno dichiarato la propria disponibilità a telelavorare. Fra queste 19 persone ne sono state selezionate una dozzina con cui effettuare i colloqui individuali per selezionare 10 persone con cui avviare la sperimentazione.
Chiaramente la maggior parte del personale selezionato appartiene all’area amministrativa, ma alla fine sono state selezionate anche 3 collaboratrici appartenenti ad altri servizi.
-Fase 3: tecnologie e sistemi di supporto
In questa fase si sono considerati i seguenti aspetti:
-definizione tecnologie hardware e software
-modalità di connessione
-definizione delle misure di sicurezza per le tecnologie, i dati personali e i documenti informatici
-upgrade delle attuali linee ISDN a linee ADSL o HDSL tra le varie sedi della Comunità comprensoriale Wipptal
-installazione di una router internet dotato di un VPN-Gateway (virtual private network) per accedere alla rete della Comunità comprensoriale Wipptal, e di una firewall per proteggere la rete interna (Intranet) da accesso non autorizzato dalla rete internet.
-accesso da parte dei telelavoratori alla rete della Comunità comprensoriale Wipptal - costi di connessione del telelavoratore da casa che variano a seconda del tipo di connessione
-Fase 4: confronto tra comunità comprensoriale wipptal, lavoratori e sindacati
Le disposizioni normative in materia di telelavoro prevedono la conclusione di un accordo decentrato con i sindacati maggiormente rappresentativi a livello di ente. L’accordo è stato sottoscritto il 10 settembre 2003 e i contenuti analizzati dall’accordo sono stati i seguenti:
-definizione di telelavoro;
-strumenti di telelavoro e modalità di utilizzo degli stessi;
-modalità di esecuzione della prestazione;
-orario di lavoro e reperibilità;
-rientri periodici nella sede di lavoro e riunioni;
-controlli a distanza;
-diligenza e obbligo di riservatezza;
-fermi prolungati per cause strutturali;
-diritto di informazione;
-diritti sindacali;
-misure di protezione e prevenzione;
-copertura assicurativa.
-Fase 5: formazione
L’attività di formazione ha coinvolto i 10 partecipanti al progetto per 6 giornate nel corso delle quali sono stati trattati vari temi (conoscenze teoriche, pratiche e comportamenti organizzativi).
Di seguito il programma completo dell’attività di formazione.
1° modulo: introduzione al telelavoro
2° modulo: organizzazione del lavoro
3° modulo: cultura informatica di base, funzioni operative del software da usare, introduzione alle tecnologie internet, uso della posta elettronica, fruizione di database remoti, consultazione di banche dati
4° modulo: legge 626/94 – sicurezza e igiene sul posto di lavoro
5° modulo: legge sulla privacy
6° modulo: comunicazione a distanza in generale e gestione delle informazioni
-Fase 6: avvio sperimentazione
Questa fase è iniziata in ottobre 2003. In un primo momento, per problemi di carattere tecnico, i partecipanti hanno lavorato off-line, nel senso che dovevano ricopiarsi sul disco fisso i file da elaborare a casa e una volta tornati in ufficio ricopiarli sul server. Naturalmente tale modalità di telelavoro non è molto efficiente, dato che impone eccessiva rigidità nell’effettuazione del lavoro oltre al fatto che non consente una completa sinergia con l’ufficio.
In dicembre è stato attivato il collegamento on-line e i telelavoratori hanno potuto collegarsi da casa al server della Comunità comprensoriale Wipptal: l’efficienza era quindi assicurata, di fatto è come trovarsi in ufficio e in particolare si può lavorare sui programmi per la gestione della contabilità, degli stipendi, ecc.
I telelavoratori dovevano compilare una domanda di autorizzazione da sottoporre al diretto superiore con la quale comunicavano il giorno della settimana in cui intendevano prestare la propria attività lavorativa in telelavoro nonché le singole attività che intendevano svolgere. Al termine della settimana dovevano poi compilare un report consuntivo molto dettagliato dal quale risultavano le ore di telelavoro effettuate e le attività svolte. Il controllo delle attività svolte dai telelavoratori avveniva poi su due fronti: da un lato da parte dei superiori sulla base dei report settimanali, dall’altra sulla base delle stampe mensili relative agli accessi al server.
La sperimentazione del telelavoro è proseguita fino a fine settembre 2004.
-Fase 7: verifica e valutazione del funzionamento del progetto
In questa ultima fase si è proceduto ad una monitorizzazione e ad una valutazione complessiva del progetto. Innanzitutto, sulla base dei report settimanali compilati dai telelavoratori, sono stati elaborati dei grafici per esaminare le ore telelavorate.
Nel complesso sono state prestate 1783 ore in telelavoro (pari a 277 giornate) di cui 101 ore straordinarie non riconoscibili in quanto eccedenti le 7,36 ore previste come limite massimo stabilito.
Per conoscere poi la valutazione del progetto telelavoro da parte dei superiori e dei collaboratori coinvolti sono stati redatti dei questionari.

Risultati
Il telelavoro nella Comunità comprensoriale Wipptal si è mostrato praticabile e non solo nell’amministrazione dove era più ovvio pensare che potesse funzionare. Il coinvolgimento di personale dei servizi sociali è motivo di particolare orgoglio e dimostra la disponibilità dei dirigenti a superare i concetti tradizionali di prestazione dell’attività lavorativa. La Comunità comprensoriale Wipptal dimostra di essere un ente all’avanguardia sia sul piano dell’innovazione tecnologica che organizzativa/operativa.
Gli obiettivi che ci eravamo prefissati sono stati per lo più raggiunti, soprattutto relativamente alla produttività, l’autonomia, la flessibilità, la qualità della vita.
Gli obiettivi programmati e raggiunti sono i seguenti:
• verifica della possibilità di avvalersi di forme di lavoro a distanza per razionalizzare l’organizzazione del lavoro, attraverso l’impiego flessibile delle risorse umane
• incremento della produttività, dell’efficienza e della flessibilità
• incremento del il livello della qualità della vita dei lavoratori
• verificare la possibilità di avvalersi di forme di lavoro a distanza per razionalizzare l’organizzazione del lavoro, attraverso l’impiego flessibile delle risorse umane.
Riguardo la creazione di nuove opportunità di lavoro per soggetti disabili, non vi è stato modo di verificarne la praticabilità

Riduzione dei costi
La riduzione dei costi non era un obiettivo del progetto.

Punti di forza
I principali punti di forza del progetto sono i seguenti:
- flessibilità della gestione del lavoro (possibilità di “spalmare” l’attività lavorativa nell’arco della settimana)
- controllo incrociato del lavoro svolto dai telelavoratori tramite i report settimanali dalli stessi compilati e tramite l’accesso ai login
- reperibilità del telelavoratore tramite telefono cellulare di servizio
- maggiore produttività del telelavoratore
- sviluppo delle tecnologie dell’informazione e conseguente sviluppo delle capacità informatiche del personale coinvolto

Destinatari
I destinatari del progetto di telelavoro sono stati 10 collaboratori nei seguenti profili:
• 1 assistente amministrativa, VII q.f., tempo pieno presso l’ufficio personale
• 1 assistente amministrativo, VI q.f., tempo pieno presso l’ufficio stipendi
• 1 funzionario contabile, VIII q.f., tempo pieno presso l’ufficio contabilità
• 1 assistente amministrativa VI q.f., tempo parziale 75% presso l’ufficio contabilità
• 1 educatrice VI q.f., tempo pieno presso il servizio socio-pedagogico del distretto sociale
• 1 assistente amministrativa VI q.f., tempo pieno presso la segreteria della casa di riposo comprensoriale
• 1 cuoca specializzata IV q.f., responsabile del settore economia domestica, tempo pieno presso la casa di riposo comprensoriale
• 1 pedagoga VIII q.f., tempo pieno presso il servizio socio-pedagogico del distretto sociale
• 1 analitico di sistema, VIII q.f., tempo pieno presso la centrale amministrativa
• 1 funzionaria amministrativa, VIII q.f., tempo pieno presso la centrale amministrativa

Impatto sulla customer satisfaction
Il progetto ha realizzato un’indagine di customer satisfaction.
In particolare, a fine sperimentazione, sono stati somministrati due distinti questionari, uno ai responsabili del personale coinvolto nel progetto e l’altro al personale partecipante alla sperimentazione.
Le domande avevano lo scopo di far emergere quale era stato il consenso del progetto sia da parte dei superiori che da parte del personale.

Promotori
Il progetto è stato elaborato e coordinato dalla dirigente della centrale amministrativa, dott.ssa Laura Lastri

Unità organizzativa competente
La realizzazione del progetto ha visto coinvolte le seguenti unità organizzative:
• Centrale amministrativa
• Distretto sociale
• Casa di riposo comprensoriale

Gruppo di progetto
Un gruppo di lavoro appositamente costituito, formato da personale interno dell'Ente, ha seguito le attività del progetto.

Coinvolgimento
I 10 collaboratori coinvolti nella sperimentazione del telelavoro sono stati destinatari delle seguenti attività formative:
1° modulo: introduzione al telelavoro
2° modulo: organizzazione del lavoro
3° modulo: cultura informatica di base, funzioni operative del software da usare, introduzione alle tecnologie internet, uso della posta elettronica, fruizione di database remoti, consultazione di banche dati
4° modulo: legge 626/94 – sicurezza e igiene sul posto di lavoro
5° modulo: legge sulla privacy
6° modulo: comunicazione a distanza in generale e gestione delle informazioni

Criticità
Il progetto non ha riscontrato particolari criticità, tranne che sul versante del sostegno politico.

Innovazione tecnologica
Grazie all'introduzione del telelavoro sono stati acquistati computer portatili,terminal server ed è stata aumentata l'ampiezza della banda dedicata alle linee dati.

Cambiamenti organizzativi
Il progetto ha introdotto dei rilevanti cambiamenti organizzativi nel tradizionale rapporto tra lavoratore ed Ente. Il telelavoratore ha la possibilità di gestire in maniera più flessibile il proprio tempo, ma deve saper organizzare in modo autonomo il proprio lavoro.

Diffusione
La documentazione del progetto è stata messa a disposizione di altre Comunità comprensoriali dell’Alto Adige. In particolare è stata trasmessa la prima stesura del progetto e la relazione finale.

Contatti
Referente: 
Laura Lastri
email: 
laura.lastri@wipptal.org
Telefono: 
0472/761211
Regione: 
Trentino Alto Adige
Provincia: 
BZ